Soms lijkt alles op rolletjes te lopen, maar gaat er ondertussen toch kostbare tijd en geld verloren. Enkele signalen dat je processen niet optimaal zijn:
Wil je inzicht in een bepaald proces? Dan bekijken we eerst of er van alle belangrijke meetmomenten (events) de datums beschikbaar zijn, en soms ook de tijden. Ik haal deze data op en combineer die tot een bruikbare dataset. De proces mining-tool leest die uit en maakt een visual van het proces. De visual bestaat uit bolletjes (voor elk event) en lijntjes (die de processtappen aanduiden). Kortom, je ziet met eigen ogen hoe het proces daadwerkelijk loopt én hoelang elke stap duurt.
Op basis van de inzichten kun je verbeteren. Daarbij maken we onderscheid tussen veel voorkomende patronen en incidentele afwijkingen in het proces. We kijken samen naar de oorzaken en bespreken hoe we die kunnen oplossen. Fouten in een proces kunnen allerlei oorzaken hebben. Van onduidelijke werkwijze en gebrekkige integratie tussen systemen tot verkeerd ingestelde rechten in het ERP-systeem. Sommige dingen zijn eenvoudig op te lossen, andere kosten meer inspanning.
Stel dat jouw organisatie veel offertes verstuurt. Boven een bepaald bedrag moet de manager akkoord geven, maar het is belangrijk offertes snel uit te brengen. Dan meten we op welke datum een offerte is aangemaakt, wanneer die voor akkoord naar de manager is gegaan en wanneer de offerte is verstuurd. We meten hoeveel offertes door een flow gaan (dus hoe druk de verkopers zijn) en hoe snel offertes worden geaccordeerd. Het kan ook zijn dat er stappen worden overgeslagen. Of dat een offerte heel vaak van de status ‘verstuurd’ teruggaat naar ‘Nieuw’ omdat iets niet goed is ingevuld.
Proces mining kan je organisatie veel opleveren. Zoals: